Como Priorizar Tarefas e Fazer o que é Essencial

Pode parecer que temos pouco tempo, mas isso é uma grande ilusão.

Veja agora neste artigo do Livre de Crachá!

A organização das atividades  do dia a dia traz êxito no gerenciamento do tempo que temos, pois nos ajuda a otimizar os recursos, sem que isso possa comprometer a qualidade dos serviços e a relação entre colaboradores e clientes

Mas para que haja essa priorização, é necessário que algumas normas previamente estabelecidas sejam seguidas, para que não haja interferência das pressões que surgem inesperadamente ao longo do período, trazendo como consequência, além das já apontadas no parágrafo anterior, estresse e desgastes físicos e mentais.

Por que você deve priorizar as suas tarefas?

Devido a todas as complicações que podem atrapalhar o andamento de qualquer processo, priorizar as tarefas é algo prioritário no cotidiano de qualquer pessoa.

Quem nunca se deparou com inúmeras situações urgentes e vê a sua lista de tarefas aumentarem de forma surpreendente? E sabe o que acontece com aquele trabalho com o qual você se comprometeu em fazer? Ficará de lado, até ele ser mais uma urgência.

Estamos sempre correndo atrás do tempo perdido, fazendo as tarefas de forma apressada, apenas para cumprir prazo. A oportunidade de melhorarmos a forma com a qual aquela tarefa poderia ser melhorada, nos escapa das mãos, porque o foco é cumprir o prazo.

É preciso acabar com essa correria cotidiana e estar um passo à frente de situações como essas e estar sempre em dia com os prazos com alguns métodos úteis para definir prioridades e controlar a carga de trabalho.

Tomando atitudes que priorizam o seu trabalho, você assume uma atitude proativa ao invés de uma atitude reativa, aumentando, assim, a sua produtividade, cumprimento dos prazos e gerindo melhor o seu tempo.

As 5 etapas para priorizar tarefas de forma eficiente

1. Reúna as tarefas do seu negócio e crie uma lista

A primeira atitude que uma pessoa deve ter é mapear todas as tarefas que são realizadas na empresa e na vida.

Cada tarefa deve ser escrita de forma clara, colocando em destaque os objetivos a serem alcançados, a área que se refere, os recursos a serem utilizados para a execução, o tempo para a conclusão e outras informações necessárias.

Para facilitar ainda mais, divida as tarefas maiores em sub-tarefas para você poder ter o controle da situação.

Tendo essas tarefas em um único lugar, será possível ter uma visão geral do que precisa ser feito, identificando a quantidade de trabalho com a qual está lidando, para fins de gestão do tempo, e ver o que provavelmente requer a sua atenção no momento.

Atente-se, primeiro, em colocar essas tarefas em um único lugar, como no Template Segundo Cérebro.

Reúna todos os detalhes. Depois você se preocupa com a organização deles.

2. Avalie o prazo para a entrega de cada tarefa.

Independente do tempo que levará para cada tarefa a ser concluída, todas têm um começo e um fim.

Sendo assim, após a definição das tarefas e entendimento de todas as informações relacionadas a elas, coloque data de início e final para cada tarefa, com o objetivo de garantir que nada seja esquecido no aparecimento de uma nova demanda ou quando for preciso alterar as prioridades.

Caso alguém solicite a você, a execução de alguma tarefa sem data de início ou fim, solicite essas informações para colocar em sua agenda.

É importante entender que, nesta etapa, não é a ordem das tarefas que devemos considerar, mas sim, o tempo que levará cada tarefa a ser cumprida, já que o tempo entre elas, pode variar.

3. Determine os critérios de prioridade de cada tarefa.

Cada tarefa tem a sua particularidade e devem ser classificadas de maneiras diferentes:

• Primárias – são tarefas que você precisa fazer para alcançar um bom desenvolvimento do seu projeto
• Secundárias – tarefas feitas após as primárias, mas que também contribuem para o avanço do seu projeto
• Medianas –  são tarefas que não podem ser delegadas nem automatizadas, e devem ser feitas regularmente após as primárias e secundárias
• Inegociáveis – tarefas inegociáveis são aquelas que você não negocia por nada nessa vida. Eu gosto de atribuir os hábitos a essa categoria
• Urgentes – são aqueles incêndios que você precisa apagar o quanto antes para que não comprometa o seu resultado.
• Rápidas – Combinação de 2 ou mais tarefas rápidas que podem ser executadas em um único bloco de tempo livre.

Sendo assim, cada negócio deve mapear quais são suas prioridades e, a partir delas, classificar suas tarefas.

4. Organize, visualmente, cada tarefa. (Como Priorizar Tarefas)

Agora que já foram determinados os critérios e classificadas as prioridades, é necessário que este modelo seja aplicado e seguidos por você e porventura, pessoas de sua equipe.

Para que este possa corresponder às expectativas de cada tarefa, é importante que as mesmas sejam organizadas de forma visual, incluindo cores e um bom fluxo de trabalho.

Um dos objetivos de ter cada tarefa organizada de forma visual é a facilidade com que o fluxo de trabalho pode ser entendida, sem que haja a necessidade de intervenção de gestores.

Indico, mais uma vez, o meu template Segundo Cérebro para organizar visualmente seus fluxos de trabalho e vida.

5. Compartilhe o progresso das tarefas com a sua equipe.

O sucesso deve ser comemorado por todos da equipe.

Durante todo o processo, seus colegas de equipe estiveram ao seu lado.

Quando você divide com eles os status de todo o processo, não haverá pedidos de atualização e eles se sentirão responsáveis também, não só pelo êxito tão esperado, mas evitarão que problemas surjam, pois eles também fazem parte disso.

Quando todos estão envolvidos em todos os processos, o fluxo de trabalho transcorre com mais fluidez, uma vez que uma intervenção do gestor, não faz parte do processo.

Os 3 métodos que te ajudarão a priorizar as tarefas

Muitos profissionais se perguntam: Como priorizar tarefas que tragam resultados, de maneira eficiente?

Há alguns métodos que podem ajudar, ainda mais, a definir as prioridades das tarefas ajudando, assim, a aumentar a produtividade e a otimizar o dia a dia dos profissionais.

Quando você adota um método ou matriz de priorização, a tendência é que sua performance melhore consideravelmente.

Vamos ver alguns destes recursos:

1. Matriz GUT (Como Priorizar Tarefas)

GUT é a sigla para gravidade, urgência e tendência. Sendo assim, podemos dizer que a matriz GUT consiste em um método de priorização de tarefas que permite relacionar esses três conceitos e, com isso, definir a ordem de execução de atividades e processos.

• Gravidade: avalia o impacto e/ou a intensidade de uma situação diante do seu objetivo ;
• Urgência: fator tempo, considerando prazo de atendimento e a pressão para solucionar o problema;
• Tendência: ajuda a identificar se a questão se manterá estável ou não.

Como priorizar tarefas utilizando a matriz GUT:

• Liste quais problemas precisam ser resolvidos, ou quais tarefas estão aguardando para serem realizadas;
• Atribua uma pontuação para cada critério — gravidade, urgência e tendência — considerando os três pontos de análise para cada atividade ou processo;
• Multiplique as notas atribuídas a G, U e T e coloque como prioridade a situação que tiver a maior nota no final.

2. Matriz Rice(Como Priorizar Tarefas)

A matriz RICE, é o acrônimo para as palavras:

• alcance (alcance);
• impacto (impacto);
• confidence (confiança);
• effort (esforço).

• Alcançar: estima quantas pessoas serão atingidas pelo projeto em um dado período de tempo;
• Impacto: aponta o impacto da ação. Uma das maneiras de fazer isso é aplicando uma escala:
  • 3 = impacto muito grande;
  • 2 = grande impacto;
  • 1 = impacto médio;
  • 0.5 = impacto pequeno;
  • 0,25 = impacto mínimo.

• Confiança: critério utilizado para identificar quais projetos e tarefas requerem mais empenho, tendo como ponto de vista o entusiasmo e a confiança:
  • alta confiança = 100%;
  • confiança média = 80%;
  • confiança baixa = 50%.

• Esforço: Avalia o esforço a ser empregado por cada profissional, considerando o tempo necessário para a sua execução.

3. Matriz de Eisenhower (Como Priorizar Tarefas)

A matriz de Eisenhower tem por objetivo, ajudar a aumentar a produtividade, utilizando, para isso, a priorização de tarefas.

Essa metodologia, que foi criada por Dwight Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos, considera quatro quadrantes de prioridade para as atividades, separados por dois eixos:

• Importante e urgente: execução imediata;
• Importante, porém não urgente: Execução em médio ou longo prazo;
• Urgente, porém não importante: pode ser executada posteriormente, ou mesmo delegada;
• Não urgente, não importante: atividades que podem esperar para serem feitas, ou mesmo eliminadas.

Além de você conseguir definir o que precisa ser realizado primeiro, essa matriz direciona a atenção e  o empenho apenas nas tarefas que precisam de uma maior atenção.

Outra grande vantagem que conseguimos com essa matriz, é a diminuição do estresse e da ansiedade, algo normal ao profissional que tem muitos pontos a serem resolvidos no seu dia a dia.